La pestaña Lista de invitados recoge los nombres que entran gratis o en lista en este evento. Necesitas Ver la lista de invitados para abrirla, Editar la lista de invitados para cambiarla y Registrar la entrada de invitados para dar entrada desde aquí.

Cada nombre tiene su propio código QR, y a cada invitado con email se le envía solo, en el minuto siguiente a añadirlo. La app de puerta lo escanea como una entrada. Un nombre puede ser un grupo: "Sara +3" son cuatro personas con un solo código.

Las cifras

  • Nombres y Personas en lista: cuántas entradas en la lista, y cuántas personas suman, frente al límite.
  • Llegados: cuántos han pasado por la puerta.
  • Vendidas + en lista: entradas vendidas más personas en lista, frente al aforo del evento.

Primero, define el límite

Las personas de la lista cuentan para el aforo del evento, igual que una entrada vendida: un invitado gratis sigue siendo una persona en la sala. Por eso, antes del primer nombre, la pestaña te pide Definir el límite:

  • Plazas de lista de invitados (obligatorio). Se cuentan personas, no nombres: un grupo de cuatro son cuatro plazas. Si el evento tiene aforo, la ventana dice cuántas plazas quedan tras las entradas vendidas, y un límite por encima se rechaza.
  • Motivo: opcional, y queda registrado en el evento. Por ejemplo "Cupo de promotores para la noche".

Pulsa Abrir la lista de invitados. Para cambiarlo después, pulsa Cambiar el límite. No puede quedar por debajo de lo que ya hay en la lista.

Si el evento no tiene aforo, no se comprueba nada frente a la sala. Puedes definirlo en Ajustes del evento.

Cuando la lista está llena, o el evento supera su aforo, la pestaña lo dice. Los nombres nuevos se rechazan hasta que quites nombres, subas el límite o subas el aforo.

Añadir un nombre

Pulsa Añadir un nombre:

  • Buscar un cliente existente: opcional. Busca por nombre, email o teléfono para añadir a alguien que ya está entre tus clientes. Se muestran sus pedidos anteriores.
  • Nombre (obligatorio).
  • Cuántas personas, incluida esa persona.
  • Tipo: Invitado, VIP, Personal, Artista, Prensa, Invitación u Otro.
  • Correo electrónico: obligatorio para un Invitado, porque su código QR se envía ahí. Opcional para los demás tipos.
  • Teléfono: opcional.
  • Quién los apuntó: un promotor, un canal, lo que dirías en voz alta.
  • Nota para la puerta: el personal de puerta la ve cuando aparece este nombre.

Pulsa Añadir a la lista. Su código QR se le envía por email al momento.

Importar una lista

Para una lista entera de una vez, como la que te manda un promotor o una hoja de cálculo con nombres. Pulsa Importar una lista.

Pon un invitado por línea: su nombre, y después su email, su teléfono y cuántas personas, separados por comas. Los campos tras el nombre pueden ir en cualquier orden, y para un Invitado solo hace falta el email:

Sara Kelly, sara@example.com, +34600111222, 4
Ana Ruiz +3, ana@example.com
Luis Moreno, luis@example.com, 600555666

"Sara +3" o "Sara, 4" significan un grupo de cuatro.

También puedes:

  • Copiar las filas directamente de Excel o Google Sheets y pegarlas: las columnas llegan separadas por tabuladores, que también funcionan.
  • Pulsar Elegir un archivo CSV para cargar un archivo. Una fila de cabecera como Nombre, Email, Teléfono se ignora, y el punto y coma funciona igual que la coma.

Después:

  • Tipo para todos los nombres de esta lista.
  • La vista previa muestra cada fila tal y como se añadirá, y cuántas personas suman. Una fila de Invitado sin email muestra Falta en rojo y se queda fuera: añade el email a esa línea para incluirla.

Pulsa Añadir nombres. Cada invitado con email recibe su propio código QR en el minuto siguiente.

La lista

Cada fila muestra el nombre y el tamaño del grupo, su tipo, Añadido por quién y cuándo, y Dentro / grupo: cuántos han entrado del grupo. Usa Buscar (nombre, email, teléfono o quién los apuntó), Tipo y Estado (En la lista, Esperados, Llegada parcial, Llegados, Eliminado) para acotarla.

Desde una fila:

  • Admitir 1 deja pasar a una persona, o Admitir al resto del grupo, para cuando la puerta comprueba nombres en un mostrador en lugar de escanear.
  • Mostrar código QR muestra el código del invitado en pantalla. Sube el brillo de la pantalla si no lo lee. Admite a todo el grupo, en varias llegadas.
  • Enviar la entrada vuelve a enviar al invitado su código QR: su propia página, que puede añadir a Apple Wallet o Google Wallet. Úsalo si perdió el email, o tras corregir su dirección.
  • Editar cambia sus datos. El tamaño del grupo no puede quedar por debajo de los que ya han entrado.
  • Llegadas muestra cuándo entró cada parte del grupo.
  • Quitar lo saca de la lista.

Quitar un nombre

Quitar pide un motivo, que el personal de puerta ve si se presenta el nombre, como "No está en la lista final del promotor". El nombre queda registrado para que la puerta pueda explicar por qué. Los nombres quitados se ocultan salvo que los busques o filtres por Eliminado.

Los promotores también pueden añadir nombres a la lista desde el portal de promotores, dentro del límite de la lista, salvo que el evento deje fuera a los promotores.